Solutions technologiques - Implantation de progiciel intégrés

L'équipe d'implantation ERP de Force 5 est composée de personnes ressources qui ont été primées, au cours des années, comme des pionniers dans les solutions Microsoft Navision.  Leur implication dans ce secteur d'activités remonte à l'origine du logiciel en établissant des relations commerciales avec la compagnie mère au Danemark.  Depuis ce temps, nos ressources ont été impliquées dans la réussite d'un nombre impressionnant de mandats.

Lire un communiqué de presse qui relate de l'implication des nos gens avec Navision

Une solution complète
Pour mieux vous servir, Force 5 couvre tous les aspects d'une implantation réussie.  De l'analyse de vos processus d'affaires à la formation, en passant par les rationalisations pré- implantation et la programmation sur mesure, toutes les étapes sont réalisées par nos ressources.

L'analyse
Avant même de penser à mettre en place un progiciel de gestion quel qu'il soit, il est vital de faire l'inventaire des processus d'affaires qui seront touchés par votre nouveau progiciel.  À partir des analyses GAP (General Accounting Practice) et FIT que nous ferons dans votre entreprise, il nous sera facile de vous aider à choisir un progiciel qui est conforme à vos besoins.  Si par contre, vous avez déjà arrêté votre choix sur un progiciel en particulier, cette analyse servira à définir les normes d'implantation ou les modifications au progiciel de votre choix. 

De ces travaux seront issus le plan d'implantation et les cahiers de charge pour les modifications à apporter à votre progiciel.

Le choix du fournisseur
Par choix, nous ne revendons aucun progiciel.  Nous désirons garder notre neutralité autant dans le choix du progiciel le mieux adapté à votre situation que dans le choix du fournisseur de licences.  Nos ressources ont toutes travaillé dans le contexte d'un revendeur de progiciels et nous sommes aguerris aux méthodes de travail internes de ces revendeurs.  Comme un mentor vous accompagnant dans la démarche de l'acquisition d'un progiciel, notre neutralité et notre expérience vous assurent un outil optimal d'aide à la décision.  Dans la même ligne de pensée, cette expérience sera vitale dans la gestion du projet et assurera que le fournisseur choisi respectera les cahiers de charge, les échéances et surtout, les budgets.

Pré-implantation
Avant de procéder à l'implantation, une étape supplémentaire est de mise.  L'analyse FIT/GAP a permis d'identifier les processus vitaux, mais il est peut être temps d'opérer des changements dans vos méthodes.  En fait, chez la majorité de nos clients, la mise en place d'un progiciel de gestion était justifiée par un besoin de changement de méthode.  Dans cette visée, il est nécessaire de rationaliser certains processus.  On examinera alors la route de propagation des documents administratifs : le parcours dans l'entreprise d'une facture fournisseur du point d'entrée à son archivage, le nombre de personnes la traitant et surtout, la nécessité de maintenir cette route de travail.  N'oubliez pas que le principal bénéfice d'un progiciel de gestion sera de minimiser ces traitements.  Enfin, le plus tôt un document est digitalisé, le moins de manipulations seront maintenues et plus grand sera le retour sur l'investissement dans vos outils d'administration.  Un autre point focal pour cette étape pré-implantation sera d'observer s'il y a des engorgements dans le flux des données au sein de votre entreprise.  

Finalement, la question des historiques de données et des conversions sera résolue.  Quel était votre ancien système ?  Quelles données doivent être récupérées ?  Dans quel format sont les anciennes données et surtout, est-il possible ou rentable de récupérer ces historiques ?

Bref, en préparation de l'arrivée d'un nouveau mobilier… il est toujours très logique de faire un grand ménage !

Les ajustements sur mesure
Un progiciel de gestion est comme un complet prêt-à-porter ; il doit être ajusté sur mesure pour votre entreprise.  Que ce soit un rapport spécial, une méthode de calcul qui vous est propre ou bien un module de gestion externe supplémentaire, notre équipe de développeurs saura faire face au défi.  Les modifications sur mesure peuvent être faites dans le langage natif de votre progiciel ou bien, dans le cas d'un module externe, dans un langage approprié pour la situation (C++, Delphi, PHP…).

L'implantation
La mise en place de votre progiciel sera effectuée par nos ressources mais tout en respectant notre philosophie de mentorat.  Nos ressources assureront un travail coopératif avec vos ressources internes pour certifier la mise en place, la configuration et la mise en fonction complète de votre progiciel et des engins de bases de données.

La formation de vos ressources
Bien sûr, il y a l'utilisation du progiciel à maîtriser, mais basé sur notre expérience, la formation du personnel est bien plus complexe et importante pour qu'elle ne soit réduite qu'à simplement envoyer des employés chez le revendeur de licences ou le manufacturier pour suivre des cours génériques sur le progiciel.  Il y a bien des chances que, dans ce contexte, vos personnes ressources ne comprennent pas les aspects spécifiques de votre implantation et des buts visés. 

Le retour sur l'investissement en matière de progiciel de gestion passe par l'utilisation du logiciel de manière conforme aux méthodes de travail qui auront été choisies dans l'analyse GAP/FIT.  Tous les progiciels de gestion ont des méthodes génériques ; mais qu'en est-il de ce qui est spécifique à votre implantation et surtout, aux changements de méthodes de travail qui, dans bien des cas, justifie la mise en place d'un progiciel chez vous ?

La solution est une formation personnalisée à votre entreprise.  Nos ressources spécialisées dans la formation des employés sauront assurer la création d'un programme de formation personnalisé spécifique à chaque département de votre entreprise.

Vaincre la résistance aux changements
Nous en sommes à l'une des étapes les plus négligées par la moyenne des revendeurs de progiciels, mais les plus importantes de tout le projet.  Le logiciel est en place et fonctionnel, votre personnel a été formé, mais pourtant, il reste encore quelques vestiges embarrassants de votre ancienne administration.

Votre personnel utilise encore ce bon vieux chiffrier Excel pour faire le suivi de projet au lieu d'utiliser les rapports de gestion de votre progiciel?  En fait, à cette étape de votre projet, vous découvrirez la propension de la nature humaine de retourner à ce qui est acquis, ce qui est confortable et surtout, ce qui est facile.  Il est plus aisé pour votre employé de refaire une tâche en parallèle, dans son vieil outil de travail, que d'adopter une toute nouvelle méthode de travail  dans votre progiciel.  Ce travail en double, et souvent en secret, tue complètement le gain de productivité attendu de l'implantation d'un progiciel. 

Nous avons donc mis en place, dans nos mandats, une méthodologie de travail pour détecter ces situations, les corriger et aider vos ressources à adopter le changement.

Le suivi post-implantation

C'est donc en assurant un suivi post-implantation que nous aidons le plus nos clients.  Mesurant la résistance aux changements et identifiant les points de résistance les plus critiques dans votre entreprise, nous pourrons ainsi vous dresser un portrait clair de ce qui reste à faire pour garantir votre retour sur l'investissement pour l'ensemble du projet. 

Et finalement, une des démarches les plus populaires chez nos clients est de mesurer ce retour sur l'investissement.  Sous forme de briefing exécutif et de tableau de bord, nous mesurons si le but à atteindre a été réalisé et ainsi, nous calculons le taux de succès, les gains, les économies ou les augmentations de productivité obtenus.

Force 5, un gage de succès
Il est donc clair que notre équipe n'en est pas à faire ses premiers pas en matière d'implantation de progiciels.  Nous sommes riche du succès d'un nombre impressionnant de sites.  Mais ces quelques lignes d'explications sur notre démarche unique démontrent clairement notre désir de réaliser un projet réussi, livré dans les délais prévus et surtout, respectant votre budget. 

À la base de notre philosophie d'affaires, tous nos gestes adoptent une attitude de mentorat, d'accompagnement et surtout, une ouverture que vous ne retrouverez pas chez de simples consultants traditionnels.  Ces valeurs qui expriment notre style unique nous ont valu une relation de longue date et une fidélité de nos clients… Notre liste de référence et nos succès en font la preuve !